國際野生生物保護學會運用 Asana 來保育和管理野生環境

野生動物保護協會 (WCS) 成立於 1895 年，是全球最具規模的野生動物保護組織，在近 60 個國家/地區實施超過 500 項計劃，以協助管理受保護的地方並減緩氣候變化。但 WCS 並非全靠自己。 而是與數百個合作夥伴組織、供應商和當地政府合作，共同承擔以科學為基礎的保育使命。

WCS 計劃的執行既複雜又具有挑戰性，尤其在協作者如此眾多、非營利資源也有限的情況下。 在使用 Asana 之前，專案貢獻者使用不同的工具來管理其工作，包括：電子郵件、試算表和各式各樣的應用程式。欠缺統一的規劃或溝通方式，導致可視度問題，並拖慢了每個人的速度：

• 日益複雜的保育技術專案提高了期限和預算的風險。

• 團隊之間的技術界限限制了資訊的流動，使他們難以在問題發生之前發現風險並加以預防，資源也因此變得捉襟見肘。

• 電子郵件的用途太多：除了溝通之外，WCS 還用它來管理工作、處理社群請求和儲存文件。團隊成員必須瀏覽數百封收到的電子郵件，因此無法快速對任務採取行動。

WCS 保育技術團隊執行主任 Jonathan Palmer 表示：「我們管理專案和任務的流程對工作負荷沒有幫助，我們過度依賴電子郵件來管理任務，讓團隊成員喘不過氣來。」

Jonathan 之前擔任 IT 部門全球技術主管時，他帶領團隊尋找新的工作管理平台，以打破團隊和外部協作者之間的障礙。憑藉更有效率的工作環境，WCS 能夠如期交付專案，並盡量讓捐款者的付出發揮影響力。

靈活設計：在 Asana 中集中工作

Jonathan 當時要尋找的是單一平台，讓所有團隊、合作夥伴和顧問就算使用不同的技術和流程，仍能跨組織邊界工作。

Jonathan 表示：「Asana 是完美的解決方案。」「此方案真正幫助大家順利執行自己關心的任務，而不是使大家受限於某種特定的方法。」    

藉助 Asana，WCS 團隊現在可以存取相同的共用時間軸、文件和行動項目，並即時更新。並與他們使用的 10 多種工具整合，包括 Google 雲端硬碟、Office 365、Slack 和 WCS 的內部系統。

Jonathan 補充說：「我們可以跨多個組織工作，而無需依賴 IT 團隊來整合系統。」

打破組織邊界，提高保育影響力

如今，Asana 是 WCS 多個內部組織的官方工作管理系統，協助他們與越來越多的外部協作者合作，如期在預算內交付計劃。

透過新的效率提升措施和使用 Asana 功能，例如自動化、表單和專案中的評論，而非傳送電子郵件，該組織每年估計可省下八個工作週。平均而言，貢獻者每個月透過 Asana 與其他使用者協作的次數超過 2,700 次。 這些省下的時間可釋出 WCS 資源，以便團隊擴大專案的範圍和影響力，同時不增加成本。

一個由員工、供應商和合作夥伴組成的虛擬組織

Jonathan 表示：「Asana 帶來超高透明度，每個人都能藉此分享未來一週的計劃。」 這有助於跨團隊、跨時區溝通想法，無論他們身在紐約市的總部還是保育基地。

WCS 的 Asana 使用者有半數是內部員工，另外半數是外部貢獻者。Jonathan 表示：「在同一處管理所有內容，使得包括我的團隊、其他 WCS 員工、其他組織和供應商在內的虛擬組織順利運作。」 「我們在虛擬組織內部逐步推動工作，且在整個專案中對彼此負起責任。」

Jonathan 的保育技術團隊提供可擴增的技術解決方案，以啟用現場計劃並解決關鍵的保育問題，而這些解決方案通常是與其他組織合作建立的。Jonathan 表示：「藉由支援無邊界架構，Asana 促使我們擴大合作夥伴關係。」 他的團隊在密切合作者名單中新增了三個新合作夥伴，從原本的兩個增加到五個。

非同步工作提高了 WCS 的產能，同時不增加成本

紐約向來是保育技術團隊的中心，這樣的安排似乎是管理複雜工作負荷的唯一方式，員工和供應商必須處於同一個時區。但現在，Jonathan 可以在世界各地招募員工並與供應商互動，而無需擔心專案進度延遲，因為 Asana 使他們能夠展開非同步工作。營運全天候進行，專案工作從星期一早上 7 點在雅加達開始，一直持續到星期五下班為止。他管理的分散式團隊成員包括具備適當技能的合適人員，運用分處各點的特性使預算發揮最大效果，並提高產出。

例如，Jonathan 透過在保護區現場招募全職員工，將團隊人力增加 30%，這樣做有助於進一步支援當地的組織需求，同時保持成本穩定。

保育技術團隊還與支援設計工作、網頁開發、開發維運和雲端代管的顧問合作。在使用 Asana 之前，核心供應商位於美國，現在則位於南美洲、歐洲和亞洲，由於省下成本並提高營運效率的關係，供應商的工作範圍擴大了 35%。

隨著更多員工、顧問和合作夥伴組織為保育技術計劃做出貢獻，他們能夠處理更多高度企圖心的專案。例如，他們使用 Asana 協調符合 WCS 策略的主要專案：Nature's Stronghold Impact Platform，這是一項全球資料報告計劃，目標是在同一處顯示和展示數百個 WCS 保育基地和合作夥伴組織的詳細數據。透過平台統一資訊，可讓捐款者瞭解他們工作成果的影響力，以及對整個保育社群的影響。

Jonathan 表示：「這個專案是我們募款策略的核心，透過展現捐給 WCS 的每一塊錢都具有保育影響力，讓募款對象肯定整個組織的誠信。」

支援數千名使用者，預測預算需求以滿足需求

另一個在 Asana 中管理其工作的團隊是 SMART Partnership，這是九個保育團體之間的協作。此軟體和服務營運支援 90 個國家/地區的 1,000 多個受保護基地。SMART 計劃經理 Monica Harris 表示：「我們的使用者是世界各地的政府和保育組織，他們選擇我們的工具來管理該國的公園和保育區。這是一項重大責任，我們希望能夠有效且及時地回應他們的需求。」

以前，SMART 使用試算表和電子郵件來管理來自全球軟體使用者的請求，這些請求可能事關重大且緊急。 Monica 表示：「納米比亞的國家公園巡邏員會聯絡我們，說他們人在現場，但需要下載資料。」 我們不想讓他們失望。」 但由於 Monica 的團隊規模較小，且需要處理大量工作，在沒有合適工具的情況下，實在很難快速回應請求。

如今，SMART 使用 Asana 表單來收集和管理有關支援、軟體存取和錯誤修復的請求。表單中的必填欄位收集了 Monica 的團隊所需的一切資訊，可提前轉交和解決問題，例如錯誤的螢幕截圖，不必多次來回傳送電子郵件。

為使用者提供免費的 SMART 軟體需要付出代價，因此 Monica 使用 Asana 中的報告功能來掌握需求，並主動調整預算和資源以符合需求。Monica 表示：「我可以向指導委員會報告我們是否在預算範圍內、需求量有多高，以及特定活動是否需要注入更多資金。」

快速全面回應申訴

另一個 WCS 團隊，即位於伊圖里的 Okapi 野生動物保護區 (OWR) 團隊，在歐盟資助的永續野生動物管理計劃 (SWM) 支持下，使用 Asana 作為申訴處理系統。 Jonathan 表示：「任何跨國組織都需要設法管理申訴。 如果管理不當，一項申訴就可能會造成巨大的組織風險。」

歐盟 SWM 計劃經理 Caroline Abid 表示：「我們正在使用 Asana 改善當地據點的回應能力，以確保快速處理所有申訴。」 使用 Asana 進行申訴和端到端專案管理有助 WCS 團隊有效地完成工作，為社群提供更佳服務，並在當地居民和合作夥伴組織之間建立信任。

為世界各地的野生環境創造光明的未來

透過在 Asana 中集中工作，WCS 利用其員工、供應商和外部協作者的力量，以符合成本效益的方式交付更多專案。

由於跨組織和專案的透明度，世界各地的初階團隊成員，可以把握過去只有 WCS 總部員工才有的機會。這種可視度有助振奮 WCS 員工的工作表現，並以全球團隊的身分過渡到全新的工作方式。

隨著 Jonathan 和 WCS 持續推動高難度的保育專案，他們將繼續在 Asana 中進行管理，因為工作流程的改善可帶來更好的執行成果，而出色的執行成果可在合作夥伴、捐款者和社群努力保護寶貴的大自然時，建立彼此的信任感。